Als projectadviseur heeft Bureau Q-trans een coördinerende rol. Directeur Patricia de Wilde heeft een jarenlange werkervaring in de mobiliteitssector In dit artikel een voorbeeld uit de praktijk maakt duidelijk hoe zo’n project kan verlopen.

Praktijkvoorbeeld
Bureau Q-trans BV werd kortgelden ingeschakeld door een transportonderneming gevestigd in Amsterdam. Een onderneming met vijftig transporteenheden en zo’n 70 medewerkers. De eigenaar/ondernemers van het bedrijf zijn een vader (59) en zijn zoon van 35 jaar. Verder worden zij in de algemene bedrijfsleiding ondersteund door een financieel directeur.

Eén van de voorwaarden voor de start van het project was dat er ondanks de hectische operationele bedrijfsvoering, er in ieder geval 1x per week 2 uur tijd vrij gemaakt moest worden voor een vergadering waarin alle genoemde aandachtsgebieden werden besproken, acties worden voorgesteld en afspraken konden worden opgevolgd.
Onderstaand een schematische weergave van haar aanpak:

Al na 3 maanden was er bij alle partijen een groot vertrouwen in een succesvolle bedrijfsoverdracht. Want naast de noodzakelijke juridische stappen konden de volgende acties worden gerealiseerd:

Onderstaand een overzicht van de genomen acties en maatregelen:

Verantwoordelijkheid van het management

Doelstellingen en begroting
Naast de gebruikelijke begroting, zijn nu ook operationele doelstellingen vastgelegd en uitgewerkt. De doelstellingen zijn een bijlage van de notulen van de MT-vergadering en worden op deze wijze periodiek gevolgd en besproken.

Wekelijkse MT vergadering
Tijdens de lunch wordt wekelijks belangrijke actiepunten alsmede beleidszaken besproken. De vergadering kent een vast aantal agendapunten:
– Strategie&visie
– Personeel & Organisatie
– Marketing & Verkoop
– ICT
– Wet- en regelgeving
– Financiën
Van de vergaderingen worden acties vastgelegd. De actiepunten worden wekelijks opgevolgd.

Management van middelen
ICT
Er is regelmatig overleg geweest met de leverancier van de orderverwerkingsoftware. Hierbij is met name de aandacht gericht op het op een meer effectief gebruik maken van het
bestaande pakket.:

o Er is inmiddels een start gemaakt om de tarieven in Plan&Go in te voeren;
o Er wordt door de leverancier een presentatie gegeven over het nieuwe digitaal planscherm.

Website
Tevens er een start gemaakt met het ontwerp van een doelmatige website voor het bedrijf. Er is een inventarisatie gemaakt van de gewenste te publiceren informatie, er is contact gelegd met een website ontwerper.

Product realisatie
Plannersoverleg
In de drie maanden is twee maal een overleg met alle planners gerealiseerd, waarbij de herziening van de structuur op de planning is besproken. Het overleg heeft een democratische structuur. Er zijn keuzes gemaakt op basis van inspraak voor een mogelijk verbetering van de huidige structuur. Van dit overleg zijn notulen gemaakt.

Kwaliteitsmanagementsysteem
Gedurende het traject zijn de processen van het bedrijf vastgelegd aan de hand van de ISO normen. Dit heeft geresulteerd in een kwaliteitshandboek welke voldoet aan de ISO 9001:2000.

Meten, analyse en verbetering.
Brandstofverbruik
Als onderdeel van één van de jaardoelstellingen is gestart met het registreren van het brandstofverbruik van de wagens. Met het controleren en terugkoppelen van de brandstofverbruikcijfers
beoogt het bedrijf de chauffeurs bewuster te maken van hun rij-prestaties, alsmede de chauffeurs te wijzen op hun administratieve taken.

Foutmeldingenregister
Mede als vereiste binnen het kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001, is een Excel-bestand geïnitieerd, waarin foutmeldingen, claims e.d. worden vastgelegd. Het gebruikt van het bestand dient verder te worden gestimuleerd en de (verbeter)acties dienen te worden besproken tijdens overleg.

Klanteisen en klanttevredenheid
Onderzoekproject Hoge School Amsterdam
Er starten twee onderzoeksprojecten voor het bedrijf. De projecten worden begeleid door Syntens. Doel van beide projecten: concurrentie- en markt analyse. Enerzijds naar vervoer hoogwaardige goederen en anderzijds confectievervoer. Project wordt in principe intern door Bureau Q-trans verder begeleid.

Uiteraard kan de gehele transitie niet in drie maanden zijn afgerond. Maar door de focus te verleggen van overdracht naar verbetering, en door hierbij nog maximaal te profiteren van alle aanwezige kennis en ervaring, is een potentieel continuïteitsrisico veranderd in een kans.Er wordt nu samen met het management verder gewerkt aan o.a.:

Verantwoordelijkheid van het management
Vergaande samenwerking met Tsjechisch transportcollega
Er loopt een eerste onderzoek om mogelijk een joint venture aan te gaan met een Tsjechisch transportonderneming. Het betreft hierbij met name de juridische en fiscale voor- en nadelen van een joint venture.

Marktonderzoek
De adviseur van Q-trans blijft de HBO-ers begeleiden bij de voortgang van de onderzoeksprojecten en mogelijk acquisitie/implementatie van het onderzoek op te bouwen en hierdoor operationele resultaten te realiseren.

Product realisatie
Implementatie wijziging in structuur planningsafdeling Ondanks het overleg en de genomen besluiten zijn – voornamelijk door de personele perikelen– de beoogde veranderingen nog niet voldoende structureel geïmplementeerd.

Facturatiesysteem
De adviseur van Q-trans BV heeft vastgesteld dat het facturatiesysteem te complex is. Dit kan eenvoudiger en iedere ritopdracht hoeft niet door een HBO-er te worden gecontroleerd. Hiervoor dient eerst een nieuwe administratieve structuur te worden opgezet.

Bedrijfsoverdracht: een stapje terug of een grote stap vooruit?
De omgeving van ieder bedrijf bestaat uit zowel de markt als de fysieke omgeving waarin de organisatie opereert. Jonge manager/opvolgers krijgen de kans om op economische en maatschappelijke verantwoorde wijze sturing te geven aan hun organisatie. Echter voor hen geen gemakkelijke taak!

Meer dan in het verleden zijn de ondernemers van NU zich bewust van zowel hun organisatorische verantwoordelijkheid als ook hun verantwoordelijkheid naar hun persoonlijke leefomgeving. De jonge manager/ondernemer is zich vaak echter onbewust van zijn persoonlijke rol en gedrag als stuurmiddel voor het bedrijf en heeft moeite met het vinden van de juiste balans tussen markt, medewerkers, maatschappelijke en persoonlijke leefomgeving.

Bureau Q-trans
Door de onorthodoxe integrale denkwijze en grote ervaring met de transportwereld, biedt Bureau Q-trans een unieke en bewezen succesvolle aanpak voor dit gevoelige traject. Sinds september 1997 is Patricia J.W. de Wilde gestart als zelfstandig adviseur. Inmiddels werkt zij met meerdere collega adviseurs voor een scala van mobiliteitsbedrijven.

Het bereiken van integrale kwaliteit, is soms nog een lange weg. Maar wel een interessante en een boeiende. Een tocht naar effectiviteit, naar efficiency, naar evenwicht en inspiratie. Het is die weg die Bureau Q-trans graag met haar klanten wil bewandelen.

Geïnteresseerd?
Bureau Q-trans BV wenst altijd haar activiteiten uit te voeren in balans met de wensen en eisen van haar opdrachtgevers. Om te kunnen bepalen welke acties en activiteiten gewenst zijn, is een eerste oriëntatie het aangewezen middel. Prijs: 1.250,00 euro. Als resultaat ontvangt u, na een dag van oriënterende gesprekken met zowel directie als operationeel leidinggevende, een uitgebreid verslag van de bevindingen en aanbevelingen voor het management, een plan van aanpak voor het project en de eventuele follow up.

Een goede investering in een succesvolle toekomst!

Vaart in het proces
Broer en zus stonden niet afwijzend tegenover het idee om het stuur van vader over te nemen, maar voelden beiden ook enige terughoudendheid. “We vroegen ons af of we er wel toe in staat waren, zeker gezien het feit dat er steeds scherpere kwaliteitseisen worden gesteld aan de transportbranche,” stelt Aldo nuchter. Juist doordat je gewend bent familiair met elkaar samen te werken, ligt het gevaar op de loer dat formele en zakelijke aspecten niet altijd officieel besproken worden en daardoor niet bij iedereen bekend zijn. Een periodiek overleg – liefst met professionele externe ondersteuning – biedt houvast en structuur.

Eind 2005 nam Syntens-adviseur Ger Roessink contact op met Beets. Met de oorspronkelijke insteek – automatisering – op het netvlies, draaide dit kennismakingsgesprek onder meer om de
overwegingen van de ondernemer om al dan niet boordcomputers aan te schaffen voor het wagenpark. Ger Roessink startte vanuit Syntens een voorafgaand onderzoek naar nut en haalbaarheid van deze beoogde investering. Maar al snel bleek dat er veel meer actuele vragen speelden binnen het bedrijf. Om Aldo en Mary te coachen, schakelde Roessink vervolgens Q-trans in, een adviesbureau in de mobiliteitssector. Patricia de Wilde van Q-trans was regelmatig aanwezig bij de periodieke managementteamgesprekken tussen vader, moeder, dochter en zoon Beets. Inmiddels zetten ze deze MT-gesprekken zelfstandig voort. Roessink. “In principe hebben Aldo en Mary het roer nu overgenomen. Daardoor zijn zij op een geheel nieuwe wijze in het bedrijfsproces betrokken. Beets senior is op de achtergrond nog wel aanwezig voor advies, maar in principe trekt de nieuwe generatie de kar.”

Aldo en Mary spannen zich tot het uiterste in het managementproces in de vingers te krijgen. Onder meer door het bepalen van hun beroepsgoederenvervoerdiploma en het volgen van andere
aanvullende opleidingen en trainingen, zoals transportmanagement, verkooptraining en trainingen rond leidinggeven en motiveren. ”Onontbeerlijk. Want je wordt geconfronteerd met veel
ontwikkelingen, zoals onder andere nieuwbouw”, aldus de nieuwe eigenaren. De bouw van een nieuwe opslagloods van 3.700 vierkante meter verkeert in vergevorderd stadium. “Als die klaar is,
hoeven we niet meer elders opslagruimte te huren,” belicht Aldo. “Daardoor kunnen we veel efficiënter werken en dat komt ook ten goede aan onze klanten.” Beets BV overweegt voor één van de klanten een zogeheten PGS-15 compartiment, voor de geconditioneerde opslag van milieugevaarlijke stoffen, aan te schaffen. “Zo goed mogelijk inspelen op klantenwensen is een belangrijke kracht van ons bedrijf. Zo denken wij ook altijd mee voor het efficiënt stroomlijnen van de werkprocessen om onnodige wachttijd, bijvoorbeeld tijdens het overladen van lading, zowel aan klantzijde of bij onze eigen chauffeurs te voorkomen. Beets BV is een financieel gezond bedrijf. Daardoor kunnen we eventuele tegenslagen goed opvangen, aldus Aldo. “Deze zijn onvermijdelijk,” beseft zijn zus Mary. “Maar die beschouwen we als uitdagingen in plaats van als bedreigingen. Die positieve benaderingswijze bepaalt ook voor een deel onze sterke positie.”

“Veel van deze bedrijven waren al lid van BOVAG maar zijn bij de grote herstructurering van de organisatie in 1994 tussen de wal en het schip geraakt”, zegt organisatieadviseur Patricia de Wilde. “Vanwege hun merkonafhankelijke positie pasten ze niet binnen de Truck Dealer Associatie TDA. Ze bleven dus lid van de afdeling ABA. Die bestaat vooral uit universele personenautobedrijven, waardoor de bedrijfswagenreparateurs binnen die afdeling toch wel een beetje een ‘fremdkörper’ waren. Op verzoek van enkele van die universele bedrijfswagenreparateurs zijn we een paar maanden geleden serieus begonnen met de aanzet voor de oprichting van een ABA-afdeling Truck en Trailer.” BOVAG wilde het project niet bij een bestaande functionaris binnen de organisatie onderbrengen. Door voor één dag per week Patricia de Wilde in te huren verzekerde men zich van voldoende aandacht en van iemand die ‘de kar trekt’ en bovendien de bedrijfstak kent. Patricia de Wilde runt een organisatieadviesbureau dat regelmatig in de sectoren van het wegtransport en de logistiek actief is. Praktijkervaring deed ze op als directielid van het ouderlijk transportbedrijf De Wilde Transport BV uit Bleiswijk.

Patricia de Wilde: “Ik heb in eerste instantie vijf bedrijven uit de doelgroep benaderd om zitting te nemen in een klankbordgroep. Met de directies van deze uit diverse delen van Nederland afkomstige bedrijven heb ik gesprekken gevoerd om duidelijk te krijgen wat men vindt dat een eventuele nieuwe brancheorganisatie op dit gebied voor de leden zou moeten doen. In alle gevallen reageerde men positief en enthousiast. Er blijkt wel degelijk behoefte te zijn aan informatie op diverse gebieden. Ook is er interesse iets te doen aan verbetering van het imago en aan de bekendheid van het fenomeen ‘onafhankelijke reparateur’. Binnen BOVAG is veel van die informatie en veel know-how op deze gebieden aanwezig.” Op dit moment maakt De Wilde twee keer per maand een e-mailnieuwsbrief. Verder is ze bezig met het opschonen van de bestaande ledenlijst. Hoeveel van de rond 65 bedrijven die daar op staan in aanmerking komen voor lidmaatschap of daar interesse in tonen, kan De Wilde op dit moment niet zeggen. Wel vermoedt ze dat het potentieel in Nederland groter is. Een belangrijke mijlpaal is verder de eerste ledenvergadering van de nieuwe afdeling op 28 november. De Wilde: “Op die bijeenkomst hopen we verdere stappen te ondernemen, zoals het kiezen van een bestuur en het maken van een jaarplan voor 2007. Op 1 januari 2007 hopen we dan definitief van start te gaan.”

Groeiende groep

Hoeveel universele truck- en trailerreparateurs er in ons land precies zijn, is niet bekend, omdat er geen officiële registratie van bestaat. De grootste groep zijn de trailerreparateurs en –handelaren met een eigen werkplaats. Verder zijn er diverse verhuurbedrijven met een eigen werkplaats. Een derde categorie zijn de verzelfstandigde werkplaatsen van transportbedrijven of gemeentelijke overheidsdiensten. Tenslotte is er dan nog een kleine groep truckdealers die afscheid heeft genomen van een truckmerk.

ABA Truck & Trailer-bijeenkomst op 28 november

BOVAG/ABA heeft sinds kort een eigen subafdeling voor de onafhankelijke truckbedrijven, ABA Truck & Trailer. Sinds half september is er een tweewekelijkse digitale nieuwsbrief en wordt er hard gewerkt aan de ontwikkeling van producten en diensten. Uiteraard is er ook aandacht voor werving van nieuwe leden. Op 28 november vindt de eerste ABA Truck & Trailer-ledenbijeenkomst plaats bij Innovam, Structuurbaan 2 te Nieuwegein, aanvang 16.00 uur. Hierin veel aandacht voor technische noviteiten en uiteraard het activiteitenprogramma voor 2007. Aanmelden voor deze bijeenkomst kan via patriciadewilde@bovag.nl. U ontvangt dan een uitnodiging en een programma.