Blog

Overnames, bedrijfsopvolging en fusies zijn geen zaken waarin een organisatie snel ervaring op doet. Voor de zittende ondernemer speelt de kunst van het loslaten; voor de jonge manager/opvolgers zijn er veel valkuilen gelegen in de juiste aanpak van procesveranderingen, medewerkers en de maatschappelijke en persoonlijke leefomgeving. Vanuit verschillende projecten die door Bureau Q-trans zijn begeleid, blijkt dat een succesvolle overdracht kan worden bespoedigd door het opstarten van een kwaliteitsproject met het doel te komen tot een nieuw bedrijfsvoeringssysteem, gericht op integrale kwaliteit. De volgende aandachtsgebieden komen hierbij aan de orde:
– bestaande operationele organisatie bestuderen en optimalisatie-voorstellen doen;
– genereren en analyseren van managementinformatie en opstellen van verbeterpunten in samenwerking met het directie en het implementeren hiervan;
– in samenwerking met de directie een duidelijk visie en doelstellingen voor het bedrijf vaststellen en daaropvolgende marketing en commerciële activiteiten te begeleiden.
– coachen en begeleiden van de leidinggevende taken & verantwoordelijkheden van de directeur;

Als projectadviseur heeft Bureau Q-trans een coördinerende rol. Directeur Patricia de Wilde heeft een jarenlange werkervaring in de mobiliteitssector In dit artikel een voorbeeld uit de praktijk maakt duidelijk hoe zo’n project kan verlopen.

Praktijkvoorbeeld
Bureau Q-trans BV werd kortgelden ingeschakeld door een transportonderneming gevestigd in Amsterdam. Een onderneming met vijftig transporteenheden en zo’n 70 medewerkers. De eigenaar/ondernemers van het bedrijf zijn een vader (59) en zijn zoon van 35 jaar. Verder worden zij in de algemene bedrijfsleiding ondersteund door een financieel directeur.

Eén van de voorwaarden voor de start van het project was dat er ondanks de hectische operationele bedrijfsvoering, er in ieder geval 1x per week 2 uur tijd vrij gemaakt moest worden voor een vergadering waarin alle genoemde aandachtsgebieden werden besproken, acties worden voorgesteld en afspraken konden worden opgevolgd.
Onderstaand een schematische weergave van haar aanpak:

Al na 3 maanden was er bij alle partijen een groot vertrouwen in een succesvolle bedrijfsoverdracht. Want naast de noodzakelijke juridische stappen konden de volgende acties worden gerealiseerd:

Onderstaand een overzicht van de genomen acties en maatregelen:

Verantwoordelijkheid van het management

Doelstellingen en begroting
Naast de gebruikelijke begroting, zijn nu ook operationele doelstellingen vastgelegd en uitgewerkt. De doelstellingen zijn een bijlage van de notulen van de MT-vergadering en worden op deze wijze periodiek gevolgd en besproken.

Wekelijkse MT vergadering
Tijdens de lunch wordt wekelijks belangrijke actiepunten alsmede beleidszaken besproken. De vergadering kent een vast aantal agendapunten:
– Strategie&visie
– Personeel & Organisatie
– Marketing & Verkoop
– ICT
– Wet- en regelgeving
– Financiën
Van de vergaderingen worden acties vastgelegd. De actiepunten worden wekelijks opgevolgd.

Management van middelen
ICT
Er is regelmatig overleg geweest met de leverancier van de orderverwerkingsoftware. Hierbij is met name de aandacht gericht op het op een meer effectief gebruik maken van het
bestaande pakket.:

o Er is inmiddels een start gemaakt om de tarieven in Plan&Go in te voeren;
o Er wordt door de leverancier een presentatie gegeven over het nieuwe digitaal planscherm.

Website
Tevens er een start gemaakt met het ontwerp van een doelmatige website voor het bedrijf. Er is een inventarisatie gemaakt van de gewenste te publiceren informatie, er is contact gelegd met een website ontwerper.

Product realisatie
Plannersoverleg
In de drie maanden is twee maal een overleg met alle planners gerealiseerd, waarbij de herziening van de structuur op de planning is besproken. Het overleg heeft een democratische structuur. Er zijn keuzes gemaakt op basis van inspraak voor een mogelijk verbetering van de huidige structuur. Van dit overleg zijn notulen gemaakt.

Kwaliteitsmanagementsysteem
Gedurende het traject zijn de processen van het bedrijf vastgelegd aan de hand van de ISO normen. Dit heeft geresulteerd in een kwaliteitshandboek welke voldoet aan de ISO 9001:2000.

Meten, analyse en verbetering.
Brandstofverbruik
Als onderdeel van één van de jaardoelstellingen is gestart met het registreren van het brandstofverbruik van de wagens. Met het controleren en terugkoppelen van de brandstofverbruikcijfers
beoogt het bedrijf de chauffeurs bewuster te maken van hun rij-prestaties, alsmede de chauffeurs te wijzen op hun administratieve taken.

Foutmeldingenregister
Mede als vereiste binnen het kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001, is een Excel-bestand geïnitieerd, waarin foutmeldingen, claims e.d. worden vastgelegd. Het gebruikt van het bestand dient verder te worden gestimuleerd en de (verbeter)acties dienen te worden besproken tijdens overleg.

Klanteisen en klanttevredenheid
Onderzoekproject Hoge School Amsterdam
Er starten twee onderzoeksprojecten voor het bedrijf. De projecten worden begeleid door Syntens. Doel van beide projecten: concurrentie- en markt analyse. Enerzijds naar vervoer hoogwaardige goederen en anderzijds confectievervoer. Project wordt in principe intern door Bureau Q-trans verder begeleid.

Uiteraard kan de gehele transitie niet in drie maanden zijn afgerond. Maar door de focus te verleggen van overdracht naar verbetering, en door hierbij nog maximaal te profiteren van alle aanwezige kennis en ervaring, is een potentieel continuïteitsrisico veranderd in een kans.Er wordt nu samen met het management verder gewerkt aan o.a.:

Verantwoordelijkheid van het management
Vergaande samenwerking met Tsjechisch transportcollega
Er loopt een eerste onderzoek om mogelijk een joint venture aan te gaan met een Tsjechisch transportonderneming. Het betreft hierbij met name de juridische en fiscale voor- en nadelen van een joint venture.

Marktonderzoek
De adviseur van Q-trans blijft de HBO-ers begeleiden bij de voortgang van de onderzoeksprojecten en mogelijk acquisitie/implementatie van het onderzoek op te bouwen en hierdoor operationele resultaten te realiseren.

Product realisatie
Implementatie wijziging in structuur planningsafdeling Ondanks het overleg en de genomen besluiten zijn – voornamelijk door de personele perikelen– de beoogde veranderingen nog niet voldoende structureel geïmplementeerd.

Facturatiesysteem
De adviseur van Q-trans BV heeft vastgesteld dat het facturatiesysteem te complex is. Dit kan eenvoudiger en iedere ritopdracht hoeft niet door een HBO-er te worden gecontroleerd. Hiervoor dient eerst een nieuwe administratieve structuur te worden opgezet.

Bedrijfsoverdracht: een stapje terug of een grote stap vooruit?
De omgeving van ieder bedrijf bestaat uit zowel de markt als de fysieke omgeving waarin de organisatie opereert. Jonge manager/opvolgers krijgen de kans om op economische en maatschappelijke verantwoorde wijze sturing te geven aan hun organisatie. Echter voor hen geen gemakkelijke taak!

Meer dan in het verleden zijn de ondernemers van NU zich bewust van zowel hun organisatorische verantwoordelijkheid als ook hun verantwoordelijkheid naar hun persoonlijke leefomgeving. De jonge manager/ondernemer is zich vaak echter onbewust van zijn persoonlijke rol en gedrag als stuurmiddel voor het bedrijf en heeft moeite met het vinden van de juiste balans tussen markt, medewerkers, maatschappelijke en persoonlijke leefomgeving.

Bureau Q-trans
Door de onorthodoxe integrale denkwijze en grote ervaring met de transportwereld, biedt Bureau Q-trans een unieke en bewezen succesvolle aanpak voor dit gevoelige traject. Sinds september 1997 is Patricia J.W. de Wilde gestart als zelfstandig adviseur. Inmiddels werkt zij met meerdere collega adviseurs voor een scala van mobiliteitsbedrijven.

Het bereiken van integrale kwaliteit, is soms nog een lange weg. Maar wel een interessante en een boeiende. Een tocht naar effectiviteit, naar efficiency, naar evenwicht en inspiratie. Het is die weg die Bureau Q-trans graag met haar klanten wil bewandelen.

Geïnteresseerd?
Bureau Q-trans BV wenst altijd haar activiteiten uit te voeren in balans met de wensen en eisen van haar opdrachtgevers. Om te kunnen bepalen welke acties en activiteiten gewenst zijn, is een eerste oriëntatie het aangewezen middel. Prijs: 1.250,00 euro. Als resultaat ontvangt u, na een dag van oriënterende gesprekken met zowel directie als operationeel leidinggevende, een uitgebreid verslag van de bevindingen en aanbevelingen voor het management, een plan van aanpak voor het project en de eventuele follow up.

Een goede investering in een succesvolle toekomst!

Aldo en Mary Beets zijn na een aarzelende start als eigenaar van een logistiek bedrijf op stoom gekomen. Op 1 april vorig jaar namen zij de onderneming bedrijf van pa Piet over. Hoe houd je
een bedrijf dan op koers? Broer en zus schakelden externe specialisten in, die voor houvast en structuur zorgden. Beets BV is gespecialiseerd in nationaal en internationaal bulktransport, houtvervoer, stukgoed, containervervoer en op- en overslag (handling van goederen, het ompakken van losse en poedervormige producten naar allerlei verschillende verpakkingen). Beets is meer dan vijftien jaar ISO- en vijf jaar GMP+ gecertificeerd. Vorig jaar april trad vader Piet Beets terug. Zoon Aldo en dochter Mary draaiden al geruime tijd mee en kenden het bedrijf dus niet alleen van huis uit, maar ook in professionele zin. Beiden waren overigens welbewust hun loopbaan gestart in andere organisaties. “Belangrijk om te weten wat er in de wereld speelt,” vinden zij eensgezind. Aldo werkt inmiddels ruim twaalf voor het familiebedrijf en Mary sinds twee jaar.

Vaart in het proces
Broer en zus stonden niet afwijzend tegenover het idee om het stuur van vader over te nemen, maar voelden beiden ook enige terughoudendheid. “We vroegen ons af of we er wel toe in staat waren, zeker gezien het feit dat er steeds scherpere kwaliteitseisen worden gesteld aan de transportbranche,” stelt Aldo nuchter. Juist doordat je gewend bent familiair met elkaar samen te werken, ligt het gevaar op de loer dat formele en zakelijke aspecten niet altijd officieel besproken worden en daardoor niet bij iedereen bekend zijn. Een periodiek overleg – liefst met professionele externe ondersteuning – biedt houvast en structuur.

Eind 2005 nam Syntens-adviseur Ger Roessink contact op met Beets. Met de oorspronkelijke insteek – automatisering – op het netvlies, draaide dit kennismakingsgesprek onder meer om de
overwegingen van de ondernemer om al dan niet boordcomputers aan te schaffen voor het wagenpark. Ger Roessink startte vanuit Syntens een voorafgaand onderzoek naar nut en haalbaarheid van deze beoogde investering. Maar al snel bleek dat er veel meer actuele vragen speelden binnen het bedrijf. Om Aldo en Mary te coachen, schakelde Roessink vervolgens Q-trans in, een adviesbureau in de mobiliteitssector. Patricia de Wilde van Q-trans was regelmatig aanwezig bij de periodieke managementteamgesprekken tussen vader, moeder, dochter en zoon Beets. Inmiddels zetten ze deze MT-gesprekken zelfstandig voort. Roessink. “In principe hebben Aldo en Mary het roer nu overgenomen. Daardoor zijn zij op een geheel nieuwe wijze in het bedrijfsproces betrokken. Beets senior is op de achtergrond nog wel aanwezig voor advies, maar in principe trekt de nieuwe generatie de kar.”

Aldo en Mary spannen zich tot het uiterste in het managementproces in de vingers te krijgen. Onder meer door het bepalen van hun beroepsgoederenvervoerdiploma en het volgen van andere
aanvullende opleidingen en trainingen, zoals transportmanagement, verkooptraining en trainingen rond leidinggeven en motiveren. ”Onontbeerlijk. Want je wordt geconfronteerd met veel
ontwikkelingen, zoals onder andere nieuwbouw”, aldus de nieuwe eigenaren. De bouw van een nieuwe opslagloods van 3.700 vierkante meter verkeert in vergevorderd stadium. “Als die klaar is,
hoeven we niet meer elders opslagruimte te huren,” belicht Aldo. “Daardoor kunnen we veel efficiënter werken en dat komt ook ten goede aan onze klanten.” Beets BV overweegt voor één van de klanten een zogeheten PGS-15 compartiment, voor de geconditioneerde opslag van milieugevaarlijke stoffen, aan te schaffen. “Zo goed mogelijk inspelen op klantenwensen is een belangrijke kracht van ons bedrijf. Zo denken wij ook altijd mee voor het efficiënt stroomlijnen van de werkprocessen om onnodige wachttijd, bijvoorbeeld tijdens het overladen van lading, zowel aan klantzijde of bij onze eigen chauffeurs te voorkomen. Beets BV is een financieel gezond bedrijf. Daardoor kunnen we eventuele tegenslagen goed opvangen, aldus Aldo. “Deze zijn onvermijdelijk,” beseft zijn zus Mary. “Maar die beschouwen we als uitdagingen in plaats van als bedreigingen. Die positieve benaderingswijze bepaalt ook voor een deel onze sterke positie.”